Klachtenbehandelingsprocedure

PERFORMANTIE EN KWALITEITSBEWAKING

King Belgium N.V. beschikt over :

Een Quality Assurance Systeem met inbegrip van :

Kwaliteitshandboek
Conformiteitscertificaat bij elke levering van de fabrikant aan King Belgium
Organisatie process
Technische instructies

Een professioneel programma (Qualfocus) voor het beheer van Kwaliteit.

Betreffende klachtenbehandelingen zijn er verschillende punten o.a. :

Beheer van niet-conformiteiten
Beheer van klachten
Beheer van correctieve en preventie acties+actieplan
Beheer van intern audits (planning, opvolg...)
...

KLACHTENPROCEDURES:

Een gestructureerde manier van klachtenbehandeling met registratie klachten

Het ISO 9002 certificaat dat King Belgium in juni 1997 verworven heeft werd succesvol omgezet naar de EN ISO 9001 : 2008 en IQNET certificaten . In 2018 behaalde King Belgium het ISO 9001 : 2015 en deze werd vernieuwd in januari 2022.

Hierdoor bewijst King Belgium dat zijn handels- en werkwijze de beginselen van de garantie voor kwaliteit naleven die perfect in het kader van onze bedrijfsstrategie passen.

Indien de goederen toch zouden beschadigd zijn door toedoen van transport kunnen deze na uw controle terug gegeven worden zonder bijkomende kosten. Deze zullen dan bij een volgende levering terug genomen worden. Volgens de ISO nonconformiteitsprocedure.

KLACHTENPROCEDURES:

Een gestructureerde manier van klachtenbehandeling met registratie klachten

Hierdoor bewijst King Belgium dat zijn handels- en werkwijze de beginselen van de garantie voor kwaliteit naleven die perfect in het kader van onze bedrijfsstrategie passen.

Customer Service registreert de klacht in het KwaliteitsSysteem QUALFOCUS en neemt contact op met de logistieke dienst om het probleem te onderzoeken en tot een snelle oplossing te komen.

Bij onvoldoende voorraad geeft het voorraadbeheersysteem een waarschuwing aan de voorraadcoordinator die onmiddellijk contact opmeemt met de fabrikant voor een versnelde levering. Eventueel wordt in overleg met Customer Service een mogelijk vervangproduct voorgesteld aan de klant.

Aangezien de firma KING BELGIUM N.V. met verschillende fabrikanten werkt, kan er steeds een waardig alternatief aangeboden worden.

Uiteenzetting Klachtenbehandeling

King Belgium N.V. beschikt over een klachtenbehandelingsysteem en dient dit te documenteren (van melding van de klacht tot de uiteindelijke oplossing). De klant kan dit systeem gebruiken gedurende de looptijd van het contract om klachten op een officiële manier te melden. King Belgium N.V. zal ervoor zorgen dat de geformuleerde klachten opgelost worden binnen de afgesproken termijn.

PLAN VAN AANPAK

Voor het aanpakken van kwaliteitsproblemen van de producten beschikt de King Belgium N.V. over een plan van aanpak.

De opdracht omvat naast de levering van de goederen ook:

° Omschakeling/vervanging kan begeleid worden door een medewerker van de firma King:

Een medewerker van de firma King Belgium N.V. zal indien nodig de vervanging/omschakeling stap per stap begeleiden. De gebruikers ter plaatse zullen hierdoor de minst mogelijke hinder ondervinden waardoor de continuiteit van de betrokkene diensten gegarandeerd blijven.

° Review meetings met o.a. evaluatie van de verbruikscijfers op zeer regelmatige basis:

Kunnen verschillende keer per jaar op vaste tijdstippen plaats nemen tussen de firma King Belgium N.V. en de klant, indien gewenst. Dit teneinde procesverbeteringen, klachten, enz. te bespreken. Op basis van de besproken punten wordt een actieplan opgesteld met deadlines. Een medewerker van de firma King Belgium N.V. neemt zelf het initiatief om deze meetings te plannen.

Plan van aanpak:
1) Begeleiding bij de omschakeling
2) Een medewerker van de firma King Belgium N.V. zal review meetings voorstellen om eventuele klachten, procesverbeteringen, verbruik en forcast te bespreken met de klant en zal een actieplan opstellen.

De firma King zal een forecast hanteren op basis van de geraamde mogelijke afname per jaar, met een voorraad van 3 maanden.

Deze forecast wordt elke maand herbekeken zodat deze eventueel kan aangepast worden waar nodig, op basis van de effectieve afname.

Aangezien de firma King met verschillende fabrikanten werkt, kan er indien nodig steeds een waardig alternatief aangeboden worden.